فيرغس هانسون
LOWY INSTITUTE للسياسة الدولية
آذار 2012
موجز تنفيذي
أصبحت وزارة الخارجية الأميركية المستخدم الرئيس في العالم للـ ediplomacy ( إدارة المعلومات والبرامج التكنولوجية الإعلامية الجدية لوزارة الخارجية). توظف ediplamicy الآن أكثر من 150 موظفاً يعملون بدوام كامل في نقاط الـ ediplomacy المختلفة في المقرات الرئيسة. هناك أكثر من 900 شخص يستخدمونها في البعثات الأميركية في الخارج.
إن الـ ediplomicy مستخدمة الآن عبر ثمانية مجالات مختلفة من البرامج في الدولة: تعتبر "إدارة المعرفة"،" الديبلوماسية العامة"، و"حرية الإنترنت" هي المهيمنة بما يتعلق بالموظفين والموارد. في كل الأحوال، كانت الـ ediplomacy مستخدمة أيضاً لـ " إدارة المعلومات"، "القنصلية"، "الاستجابة عند الكوارث"، تسخير "الموارد الخارجية" و"التخطيط السياسي".
تغير الـ ediplomacy في بعض المجالات من طريقة العمل التي تقوم بها وزارة الخارجية الأميركية. ففي الديبلوماسية العامة، تشغل الولايات المتحدة الآن ما يعتبر إمبراطورية إعلامية عالمية، والتي تصل إلى جمهور مباشر وأكبر من ذاك الذي لأكبر الصحف اليومية الأميركية المتداولة المدفوعة وتوظيفها لجيش من الديبلوماسيين- الصحافيين لتغذية برامجها التي يفوق عددها الـ 600 برنامج.
وفي مجالات أخرى، ، كـ "إدارة المعلومات"، تجد الـ ediplomacy الحلول لمشاكل كانت تعاني منها وزارات الخارجية لقرون.
إن خطوة التكيف البطيء مع الـ ediplomacy من قبل وزارات الخارجية العديدة تعرض إلى أن هناك درجة من الالتباس حول ماهية الـ ediplomacy، وما الذي يمكنها القيام به والكيفية التي سيكون عليها نشر تأثيرها. هذا التقرير ينبغي أن يساعد في تقديم تلك الأجوبة – وهو نتيجة مشروع أبحاث دام 4 أشهر في واشنطن.
مقدمة
هناك ثورة تكنولوجية تفرض نفسها على وزارات الخارجية. فبالنسبة لكثيرين تثبت هذه الثورة التقنية أنها تعديل صعب. هنا إرباك حول ماهية الـ ediplomacy وإمكانية استخدامها. وقد برزت إحدى وزارات الخارجية، تحديداً، كقيادية في تبني هذه التكنولوجيات الجديدة: وزارة الخارجية الأميركية.
هذا التقرير منطلق من دراسة لـ Professional Fulbright دامت أربعة أشهر في واشنطن تبحث في استخدام وزارة الخارجية للـ ediplomacy. واشتمل على تمضية فترة زمنية في " مكتب eDiplomacy"، وعشرات الاجتماعات والمقابلات مع مسؤولين من نقاط الـ ediplomacy المختلفة، إضافة إلى المشاركة في" Stateus Visioning Tech Diplomacy Retreat"، مؤتمر" Tech @ State"، و" TechCamp Bucharest ".
هذا هو الجزء الأول من تقرير على مرحلتين وهذه هي المحاولة الأولى لرسم خريطة الانتشار الواسعة المتزايدة للـ ediplomacy عبر وزارة الخارجية الأميركية إضافة إلى تأطير النطاق الكامل، مفاهيمياً، لعملها في مجال الـ ediplomacy.
 إن خطوة التكيف البطيئة للـ ediplomacy من قبل عدد من وزارات الخارجية يعرض إلى أن هناك درجة من الغموض والالتباس حول ماهية الـ ediplomacy، وما يمكنها القيام به والكيفية التي سيكون عليها انتشار تأثيرها.
هذه الممارسة لرسم الخريطة تبرهن عن الكيفية التي يتم بها تسخير الـ ediplomacy في وزارة الخارجية وسرعة تفشيها عبر الوزارة. هناك الآن 25 نقطة من نقاط الـ ediplomacy المنفصلة  العاملة في المقار الرئيسة التابعة لوزارة الخارجية والتي توظف أكثر من 150 موظفاً بدوام كامل. إضافة لذلك، و رغم أن الأمر لا علاقة له بما تركز عليه هذه الورقة، فقد وجدت دراسة داخلية حديثة لبعثات أميركية في الخارج بأن هناك 935 موظفاً في الخارج يوظفون وسائل إتصالات الـ ediplomacy بدرجة ما، أو ما يعادل 175 موظف بدوام كامل.
سيقدم الجزء الثاني من هذا التقرير، الذي سينجز لصالح معهد بروكينغز، تحليلاً مفصلاً عن استخدام وزارة الخارجية الأميركية للـ ediplomacy.
ما هي الـ ediplomacy؟
ليس هناك تعريف متفق عليه للـ ediplomacy. إن مراجعة صغيرة تقول بأن التعريف الناجح  هو الاستخدام لشبكة الانترنت والـ ICT ( تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات) الجديدة للمساعدة على تنفيذ أهداف ديبلوماسية. هذا التعريف واسع، لكنه يخلصنا من الميل إلى خلط الـ ediplomacy مع وسائل الإعلام الاجتماعي وحدها.
لقد مرت وزارات الخارجية من قبل بثورات عديدة في مجال الاتصالات التكنولوجية، بما فيه التلغراف، بروز البث الدولي، البريد الالكتروني والإنترنت.
وفي حين لا يزال عدد من وزارات الخارجية تعمل على تعديل أسلوب عملها وفقاً لمضامين بعض هذه التكنولوجيا الحديثة جداً للاتصالات حتى، فإن هناك ثورة تقنية جديدة تفرض نفسها على هذه الوزارات: الـ ediplomacy. وهذه هي في صميمها عبارة عن ثورة اتصالات وتكييف يسيرها مجيء تكنولوجيا الرابط الذي يسخر رقمنة شيء تقريباً.
ولأن المعلومات هي معلومات رقمية بشكل متزايد ولأن معظم ما يصدره الديبلوماسيون هو بصيغة رقمية فإن من الممكن الآن تسخير قطع المعلومات هذه المعزولة سابقاً والمركونة على الرف إضافة إلى تسخير وسائل رقمية مخصصة. هذا الأمر سيتيح لهم الاحتفاظ بالمعارف الموجودة لديهم وجمعها – تحدّ المؤسسات التي أصبحت سيئة السمعة بسبب الضخ الحامي والحاذق للمعلومات– ما يسمح لوزارات الخارجية بأن تصبح، وبشكل مؤثر وفعال، مستشاريات راقية ومتطورة لأذرع حكومية أخرى في الخارج ( شريطة أن تتصرف قبل تصرف أذرع دولية أخرى للحكومة، كوكالات الاستخبارات الموسعة مؤخراً). ويمكن تقاسم هذه المعلومات وتحليلها من قبل خبراء متعددين منتشرين وموزعين عبر الدوائر البيروقراطية والعالم.
ستمكن تكنولوجيا الاتصال المصممة خصيصاً حسب الطلب وزارات الخارجية أيضاً من التنسيق مع أذرع أخرى للحكومة كما لم يسبق أن فعلت من قبل، وتمكنها أيضاً من استخدام هذه الوسائل للاستمرار في تنفيذ دور الإشراف والتوجيه للسياسة الدولية عبر الحكومة حتى عندما تصبح الدوائر البيروقراطية مدوَّلة بشكل متزايد. ستتيح الـ ediplomacy للديبلوماسيين الاتصال بشعوبهم والشعوب الأجنبية والاستماع إليهم والحوار معهم، هؤلاء الناس الذين انتقلوا وتواجدوا على الانترنت، إضافة إلى فرض تأثيرهم في عالم الانترنت المزدحم على نحو متزايد.
الأهداف التحولية للـ ediplomacy
لقد طرحت مفاهيم مختلفة في محاولة لفهم هذا البروز للبيئة التشغيلية للديبلوماسية الجديدة، بما في ذلك وصول الـ ediplomacy. وتشمل تلك المفاهيم "الديبلوماسية التحولية" لوزيرة الخارجية رايس و "فن الحكم للقرن الواحد والعشرين"  لوزيرة الخارجية كلينتون.
في كل الأحوال، لم تتضمن هذه المفاهيم، حتى الآن، تحديد وتعيين برامج عمل أو أهدافاً محددة للـ ediplomacy. رغم ذلك إن مسحاً لخريطة نقاط الـ ediplomacy المختلفة في وزارة الخارجية يعرض إلى أن هذه النقاط تقع بظل الفئات التصنيفية الواسعة التالية:
"إدارة المعرفة": لتسخير المعارف الإدارية والحكومية، بحيث  يتم الاحتفاظ بها وتقاسمها واستخدامها على الوجه الأمثل في مواصلة ومتابعة المصالح الوطنية في الخارج.
"الديبلوماسية العامة": للحفاظ على التواصل مع الجماهير ما إن ينتقلوا إلى الانترنت ولتسخير وسائل الاتصالات الجديدة للإصغاء إلى الجماهير واستهداف الهام منهم أصحاب الرسائل الأساسية والتأثير على مؤثرين رئيسيين موجودين على الانترنت.
"إدارة المعلومات": للمساعدة على جمع التدفق الغامر للمعلومات واستخدام هذا الأمر ليكون هناك اطلاع أفضل لدى صناع السياسة والمساعدة على التكهن بحركات اجتماعية وسياسية ناشئة والتجاوب معها.
"الاتصالات والاستجابة القنصلية": لإحداث قنوات اتصالات شخصية مع مواطنين يسافرون إلى الخارج، مع اتصالات طيعة في أوضاع الأزمات.
"الاستجابه عند الكوارث": لتسخير قوة التكنولوجيا الرابطة في حالات أوضاع الاستجابة للكوارث.
"حرية الانترنت": إحداث تكنولوجيا لإبقاء الانترنت مفتوحاً وحراً. هذا الأمر له أهداف ذات صلة بتعزيز حرية الكلام والديمقراطية إضافة إلى تقويض الأنظمة السلطوية.
"الموارد الخارجية": إحداث آليات رقمية للاستفادة من الخبرات الخارجية وتسخيرها للدفع قدماً بالأهداف الوطنية وتطويرها.
التخطيط السياسي: للسماح بوجود إشراف وتنسيق وتخطيط سياسي دولي فعال عبر الحكومة، رداً على تدويل البيروقراطية.
من المرجح أن تبرز برامج عمل أخرى ما أن تصبح الـ ediplomacy ثابتة وراسخة. على سبيل المثال، وفي الوقت الذي تبدأ به وزارات خارجية أخرى بعملية التكيف سيصبح من المهم تطوير برامج تسهل وجود تعاون أسهل مع حكومات شريكة أخرى. هذا الأمر يعتبره " مكتب الـ ediplomacy" بمثابة نمو جدي يتماشى مع توجه " مبادرة الشراكة العالمية " لوزيرة الخارجية. وكان هناك بضع أمثلة في هذا المجال بالأساس: لقد اعتبرت إحدى المبادرات أن السفارة الأميركية في المكسيك، السفارة المكسيكية في واشنطن، مكتب العلاقات الخارجية في المقار الرئيسة لوزارة الخارجية، ووزارة الخارجية المكسيكية بأنها تتعاون فيما بينها حول مختلف البروتوكولات ذات الصلة بالتنسيق بشأن إدارة الكوارث في مناطق العبور الحدودية الأميركية – المكسيكية باستخدام عدد وافر من الوسائل التي ترتكز عليها. أما المجال الآخر الذي يحمل في طياته وعوداً كثيرة فهو  تسخير سكان الشتات في الخارج وفي الداخل ( تمت تعبئة السكان الأميركيين- الهايتيين للمساعدة في ترجمة رسائل التويتر على سبيل المثال خلال زلزال هايتي).
الـ ediplomacy في وزارة الخارجية تنتشر كالفيروس
قد تكون الـ ediplomacy بدأت مع تأسيس " Taskforce on eDiplomacy" ( الآن " مكتب الـ eDiplomacy) في العام 2002، لكن تم الاعتراف بفائدتها عبر وزارة الخارجية وهناك الآن 25 نقطة مختلفة للـ ediplomacy عبر الوزارة. وهذه النقاط إما تركز حصرياً على عمل ذي صلة بالـ ediplomacy أو تم إنشاؤها ضمن مجالات عمل أكثر تقليدية ( على سبيل المثال، المكاتب والدوائر الإقليمية) لمساعدتها على التكيف مع بيئة العمل الجديدة هذه. ويكشف الرسم الموجود في الأسفل عن مدى هذا التوجه. إنه مبني على اجتماعات قام بها المؤلف لذا فهي قد لا تعكس مدى انتشار الـ ediplomacy. إنها تستثني، وبشكل لافت، جهود الـ ediplomacy الضخمة جداً التي قامت بها مكاتب أميركية عبر العالم إضافة إلى عمل الـ ediplomacy المستعين بمصادر خارجية تتعلق بالمنظمات غير الحكومية وشركات IT ( تكنولوجيا المعلومات) وحتى مع استثناء هذه المراكز، هناك الآن حوالي 150 شخص يعملون في المقار الرئيسة لوزارة الخارجية على الـ ediplomacy.
عند النظر إلى تتالي وزراء الخارجية في الآونة الأخيرة لا يدهشنا أن تكون وزارة الخارجية طورت قيادة أساسية  كهذه على امتداد وزارات خارجية أخرى في عملية التحول إلى الـ ediplomacy. فكولن باول، بخبرته في الجيش الأكثر تطوراً تكنولوجياً في العالم، جلب معه رؤية  البدء بالتحول. أما كوندوليزا رايس فقد دعمت رؤيته وأضافت على عمله المبكر من خلال أجندتها " ديبلوماسية التحول"  واستثمرت هيلاري كلينتون في هذا الإرث بأجندتها " فن الحكم للقرن الواحد والعشرين" البعيدة المدى.
وفي الآونة الأخيرة، أحضرت الوزيرة كلينتون مبدعين لامعين، ممتلئين حيوية ونشاطاً وذوي بصيرة إلى طاقمها الشخصي. ومن بين هؤلاء، وفي المقام الأول، كبير مستشاريها للإبداع آليك روس ومستشارها السياسي للإبداع بن سكوت، اللذان ساعداها على ترسيخ الـ ediplomacy  في وزارة الخارجية، وعلى قيادة حملة لترويج الـ ediplomacy خارجياً وداخلياً والمساعدة على وضع تصور لمبادرات محددة للـ ediplomacy.
الرسم1: نقاط الـ ediplomacy في وزارة الخارجية ومستويات التوظيف، بالمجال التنظيمي (+يؤشر الى عمل ediplomacy هام مستعيناً بمصادر خارجية لشركاء خارجيين)

في حين أن الرسم أعلاه يتبع الرسم التنظيمي لوزارة الخارجية، فإن الرسم في الأسفل يقسم نفس نقاط الـ ediplomacy بواسطة برنامج عمل وأهداف رئيسة وفقاً لإطار مفاهيمي مبين أعلاه. سيبحث القسم التالي برنامج العمل لكل نقطة من نقاط الـ ediplomacy لوزارة الخارجية بظل برامج العمل الثمانية المختلفة.

الرسم 2: نقاط الـ Ediplomacy في وزارة الخارجية، بواسطة برامج العمل
إدارة المعرفة

لتسخير المعارف الإدارية وكل المعارف الحكومية، بحيث يتم الاحتفاظ بها وتقاسمها واستخدامها على الوجه الأمثل في متابعة المصالح الوطنية في الخارج.
لطالما كانت الأصول الرئيسة لوزارات الخارجية هي المعارف التي يحملها الأفراد الموظفين لديها. في كل الأحوال، لطالما كان التحدي القديم هو تخزين تلك المعرفة والاحتفاظ بها وتقاسمها وجمعها.
لقد أتاحت الملفات الورقية لوزارات الخارجية تخزين المعلومات، لكن لم تتح لها استرجاعها، تقاسمها أو جمعها بسهولة. لقد حسنت الكابلات الالكترونية مسألة الاسترجاع، لكنها كانت لا تزال منقوصة عندما كان يتعلق الأمر بتقاسم المعلومات وجمعها ( فهي تنقل المعلومات وتميل لأن يكون ذلك بطريق واحد بدلاً من تشجيع التعاون) ولم تقم وزارات الخارجية بشيء لتستحوذ على خبرات منطقة محددة أو بلد الموظفين المغادرين ويحتفظوا بها إلى جانب ما وضعوه في برقياتهم الرسمية. للبريد الالكتروني فوائد عديدة،  لكنه يأتي ومعه تحديات في مجالات أربع: التخزين ( كيفية تنقيح وأرشفة البريد الالكتروني بشكل مفيد)، الاحتفاظ بالبريد ( كيفية تحديد سياسة ذات صلة بالبريد الالكتروني وكيفية جعله متوفراً بشكل واسع)، جمع المعلومات وتقاسمها ( وهي، عموماً، نقل المعلومات).
تم إطلاق مبادرات الـ ediplomacy  المختلفة في وزارة الخارجية للمساعدة على تخطي هذه المشكلة القديمة.
" مكتب الـ eDiplomacy" : مقدمة
أصبح " مكتب الـ eDiplomacy" المحور الرئيس لإدارة المعارف ضمن وزارة الخارجية. هناك عدد من الروايات المتداولة حول أصله. لقد تم إنشاؤه، بأشكال مختلفة، بعدما وجد كولن باول، وزير الخارجية آنذاك، بأن الناس يعملون من دون حواسيب، ويستخدمون إنترنت مشترك.
لا يزال " المكتب" محور الـ ediplomacy  المركزية في وزارة الخارجية، يقود الإبداع الداخلي، متجاوباً مع المطالب بإصلاحات للـ ediplomacy وإدارة برامج اتصالات داخلية للـ ediplomacy. لقد زاد عدد موظفي المكتب من مجموعته الأصلية المكونة من 6 أشخاص في العام 2002 ليصل العدد إلى حوالي 80 موظفاً في العام 2011، نصفهم مركزين، حصرياً، على عمل ذي صلة بالـ ediplomacy.
Googleplex البيروقراطية
جهاز لقياس الكهرباء المسروقة، وسيلة تطبيقية لتوفير بيانات موثوقة لمواطنين أميركيين يعيشون في "غوانغ زو" حول تلوث الهواء، وحول نبتة Philodendron المترامية الأطراف والتي أطلقت عليها شركة معلومات واتصالات هذه التسمية لأن نبتتها المتعرشة تلامس كل شيء في المكتب. أهلاً بكم في  "مكتب الـ eDiplomacy" التابع لوزارة الخارجية المعادل البيروقراطي لـ Googleplex، أكثر الأذرع ديناميكية يمكن أن تجدها وزارة خارجية في أي مكان، وكما وصف أحد المسؤولين الأمر، " هدف غير معلن لتحويل طريقة عمل وزارة الخارجية."
إن الديبلوماسيين المشهورين ( ediplomats) كوزيرة الخارجية هيلاري كلينتون وكبير مستشاريها للإبداع آليك روس قد يجذبون قدراً كبيراً من اهتمام الإعلام، لكن مركز العمل هذا كان يميل للهروب من دائرة الضوء. فرئيس المكتب الذي يضم 80 شخصاً هو شخص متواضع شديد الفاعلية يجتنب أفخاخ مركزه ويبقي على من يشبه آندي غروفز المدير التنفيذي لـ Intel في حجرة  مع باقي فريق عمله. بالواقع، وبعدما إمضاء أسبوع في مراقبة المكتب، من الصعب التصور بأن هذا، في الواقع، هو جزء من بيروقراطية روتينية، ناهيك عن أن يكون جزءاً من مؤسسة رصينة كوزارة الخارجية. ويتحدث كبار المدراء عن  " التغاضي والتساهل الملتبس" وحاجة طاقم العمل لذلك؛ المكان عبارة عن خلية نحل نشيطة حيث الأفكار تتجسد من محادثات وحوارات حيوية، إذ بإمكان مكتب وزير الخارجية طلب برنامج بين عشية وضحاها، وقد تم تثبيت تمويل بقيمة 2 مليون دولار لحشد مصادر وتمويل حلول مبتكرة من قبل موظفي وزارة الخارجية أنفسهم.
ففي مقابلات تجري مع العاملين في المكتب، يتحول الحديث بسرعة من الواجبات الوطنية الى "مشاريع شغف" – الأفكار الجديدة التي يعمل عليها طاقم عمل البرامج في أوقات فراغهم. وهناك الكثير من الشغل في هذه الأعمال. فالمفتش العام الذي بدا " تقريره" الأخير حول المكتب يبدو وكأنه مراجعة لبدء عمل Silicon Valley، أشار إلى وجود أكثر من 40 مشروع يجري حالياً. ويبدو أيضاً بأن هناك موظفين آخرين قد وصلتهم رسالة متكررة بانتظام في " مكتب الـ ediplomacy"؛ يوجد اختبار. لا بأس لو فشلت به. وقد أدرك أحد مسؤولي المشاريع العاملين في مجالات المكتبة الأميركية في الخارج كم هو مكلف وبلا معنى إرسال الكتب السيكولوجية عبر العالم وقطع صفقة مع Amazon للحصول على Kindles بسعر مخفض بدلا منها. وفي زيمبابوي، تبنى تشارلز أ. راي السفير الأميركي صاحب الشيبة الفايسبوك كطريقة للتحايل والالتفاف على القبضة الحديدية التي يمارسها روبرت موغابي على حرية الصحافة. إذ ينخرط في نقاش نشط وحيوي مع الزيمبابويين حول الكيفية التي يرى بها هؤلاء العالم.
أما الأمر الأكثر احباطاً ربما بخصوص حدود هذا العالم فهو أنه، وككل الأمور التكنولوجية، مطلق وغير محدود. إن " مكتب الـ eDiplomacy" هو مجرد واحد من أكثر من 20 نقطة من نقاط ediplomacy  برزت في وزارة الخارجية.
وبحسب ما ورد، فقد قال السفير جايمس هولمز، أول رئيس للمكتب، عندما طلب منه ترؤس المكتب، " لا أعرف شيئاً عن التكنولوجيا. كل ما استطيع القيام به هو أن آتيها من منظور مستخدم  ساخط"، مقاربة أدت إلى التماس وجود إدارة رفيعة وشكلت الاتجاه المستقبلي للمكتب. إن التفويض المترابط  والمتشابك الأصلي للمكتب ( الذي أزيل مؤخراً فقط) كان ثلاثي الجوانب ونشأ من إخفاقات داخلية متصورة:
• لتعزيز مشاركة المستخدم النهائي في عملية صنع القرار حول تكنولوجيا المعلومات؛
• لتحسين الطريقة التي تتواصل وتعمل بها وزارة الخارجية مع وكالات الشؤون الخارجية  USG الشريكه لها، إضافة إلى مؤسسات ديبلوماسية تابعة لدول أخرى، ومع كيانات أخرى منخرطة بالشؤون الدولية؛
• لتعزيز إدارة المعارف في وزارة الخارجية.
إضافة لذلك، لقد وضع المكتب رؤية ومَهَمَّة:
الرؤية: ديبلوماسية مبتكرة قوية عن طريق قيادة المعارف، دعم الزبون- العميل المتفوق، والتكنولوجيا التعاونية.
المهمة: تطوير الديبلوماسية عن طريق توفير مبادرات فعالة لتقاسم المعلومات، التوجيه بخصوص تحويل التكنولوجيا والديبلوماسية، واستشارات IT ( المعلومات والاتصالات) من الدرجة الأولى.
إن " المكتب" مقسم، بشكل غير رسمي، إلى ثلاث وحدات وظيفية: قيادة المعارف، DiploTech، و السياسة والتواصل.
من الفشل إلى الـ eDiplomacy
يشرح أحد كبار العاملين في الـ ediplomacy، الموجود هناك منذ افتتاح المكتب، مسألة إنشاء ""مكتب الـ eDiplomacy" بأنه نتيجة لسلسلة إخفاقات.
أولاً لقد كان هناك هجمات 1998 على سفارات أميركية في شرق أفريقيا حيث توصلت هيئة Blue Ribbon Panel التي حققت في الهجمات إلى أن وزارة الخارجية لم تكن بوضع جيد جداً في التواصل مع نفسها وفي إدارتها للمعارف.
تالياً، جاءت هجمات 11/ 9، التي كشفت عن أن مجتمع الاستخبارات كان لديه أجزاء من المعلومات لكنه كان يفتقر إلى القدرة على جمعها معاً، ما يطرح للتساؤل مفهوم الحرب الباردة  القديمة عن "الحاجة للمعرفة" والضخ الساخن للمعلومات.
أخيراً، كان هناك مجهود لوضع منطقة تعاون تقنية متبادلة بين الوكالات والتي فشلت إلى حد كبير لأن التكنولوجيا كانت معقدة جداً بالنسبة للمستخدمين، برغم استثمار حوالي 16 مليون دولار فيها. إن إحدى أولى الأمور التي قام بها " مكتب الـ eDiplomacy" هي إنهاء هذه المبادرة، في الوقت الذي أنقذ فيه عناصر مفيدة وطور وصلات المستخدم المحسنة إلى حد كبير.
من هذه التجارب المريرة، كان هناك فهم وإدراك لحاجة وجود " مكتب الـ eDiplomacy".
قيادة المعارف
هذا الفريق المؤلف من 12 شخص مسؤول عن وسائل إدارة المعرفة الداخلية والمتبادلة للوكالات التي أصبح " مكتب الـ ediplomacy" معروفاً بها على أفضل وجه. وهذه الوسائل هي: " Corridor"،" Communities @ State"،و " Diplopedia and Search "( إضافة إلى المساعدة في الدعم التقني للـ Sounding Board).
تم تطوير هذه الوسائل كجزء من "استراتيجية قيادة المعارف"( المصادق عليها في آب 2003) والتي دعت لـ:
•  استخدام المجتمعات الموجودة على الانترنت لتقاسم المعارف عبر حدود تنظيمية وجغرافية؛
• طرق أفضل لإيجاد المعارف والمساهمة بها؛
• طرق أفضل لإيجاد الخبرة وتقاسم التجارب مع الزملاء؛
• استخدام التكنولوجيا التي تجعل مسألة تقاسم المعارف مسألة سهلة، بحيث تصبح جزءاً من دفق العمل اليومي.
Corridor، تأسست في العام 2011
Corridor موقع عمل محترف داخلي على شبكة الانترنت مصمم بشكل مدروس ليكون له شكل ومظهر الفايسبوك، نظراً لتآلف الموظفين مع هذه البرنامج. ويستخدم " كوريدور" برمجيات BuddyPress  المجانية، المعاد صياغتها وفق حاجات وزارة الخارجية. ولدى أحدث برنامج للـ ediplomacy، حتى تشرين أول 2011، 6800 عضو تقريباً ( حوالي 800 منهم ناشطين وفاعلين) إضافة إلى أكثر من 440 مجموعة.
وعلى خلاف الفايسبوك، كل شيء موجود على " كوريدور" متوفر علناً لكل موظفي وزارة الخارجية ( ما يعني، أن ليس بإمكان المستخدمين إخفاء الرسائل أو المعلومات المختصرة عنهم). يقدم " كوريدور"، في صيغته الموجودة، عدداً من الفوائد، لكن سيطلق العنان لإمكاناته الكاملة عندما تصدر التحسينات الخاضعة حالياً للتطوير. وتتضمن فوائد " كوريدور" الأمور التالية:
• القدرة على تشكيل مجموعات. هذه المجموعات تخدم وتؤدي وظائف متعددة بدءاً من استخدام المدراء لها وصولاً إلى نشر محاضر الاجتماعات، ووضع شكل نقاط العمل للأسبوع وتقديم تقرير طاقم العمل عن المجموعة حول نشاطاتهم إلى مجموعات مهتمة محترفة وشخصية.
• القدرة على البحث عن زملاء لديهم مجموعة مهارات محددة ( مثلاً مهارات لغوية أو خبرات أخرى).
• القدرة على تقاسم المعارف والمعلومات من خلال روابط الانترنت على سبيل المثال  (بخصوص وثائق داخلية ومن الانترنت أيضاً).
 ان المناقشات جارية حالياً مع " الموارد البشرية" ( Human Sources) للسماح لطاقم العمل بنقل مادة بيوغرافية نموذجية، أتوماتيكياً، مقدمة لـ " الموارد البشرية" حول " كوريدور". بمرور الوقت يمكن أن يتوصل " كوريدور" ليكون لديه معلومات بيوغرافية محَدَّثة أكثر مما لدى " الموارد البشرية"، ما يساعد " الموارد البشرية" على الحفاظ على قاعدة بيانات أفضل. يمكن لـ " كوريدور" أيضاً أن يتوصل للعب دور مركزي في مجال الإرسال والتعيين وكذلك كآلية اتصالات مع طاقم العمل. ومن المرجح أيضاً أن يصل إلى حد استخدامه من قبل المدراء لتحديد الطاقم المناسب لمواقع مفتوحة.
Diplopedia ، تأسست في العام 2006
إن Diplopedia هي الـ Wiki ( المعرفة) الداخلية لوزارة الخارجية، مع نفس شكل ومظهر Wikipedia، ويستخدم أيضاً نفس البرنامجيات المجانية ( MediaWiki). وفي أوائل تشرين أول 2011، كان لديه 14519 مادة،4698 مستخدم مسجل، 42217 مشاهدات لصفحات أسبوعية وأكثر من 196356 صفحات تحرير متراكمة. أما أكثر الصفحات شعبية مع نهاية الأسبوع في 6 تشرين أول 2011 فكانت Desk Officer، Promotion List، Administering the FSOT  foreign Service Officer Test}Overseas {، Bureau of Democracy، موقعHuman Rights and Labor Portal، وموقع Embassy Khartoun Portal.
منذ احداث هذه الوسيلة، توصلت Diplopedia إلى القيام بعدد من الوظائف المفيدة:
• لقد أصبحت مستودعاً مركزياً لمعلومات وزارة الخارجية، مفيدة، تحديداً، عند التعامل مع قضية لا نظامية أو غير مألوفة مثل إدارة اختبار مسؤول الخدمة الخارجية؛
• كانت مستخدمة كوسيلة تبادل مركزية للمعرفة وكوسيلة تعميم. مثال على ذلك Deskipedia، صفحة لمعلومات عملية وروابط لمسؤولي المكتب الجدد.
• مفيدة كمجال محتمل للتقارير. فعلى سبيل المثال، قام أحد المسؤولين في واشنطن المكلف بمهمة جمع ووضع " تقرير المشاركة الدينية" الذي تطلب معلومات من منشورات حول العالم، بإنشاء صفحة Diplopedia وطلب من المشاركات المكتوبة تقديم تقارير عن بلدهم للصفحة مباشرة. وقد تم سحب التقرير النهائي آنذاك من Diplopedia.
Communities @ State، تأسست في عام 2005
المجموعات عبارة عن مدونات حول قضية محددة. هناك الآن أكثر من 70 مجتمع ناشط، مع أكثر من 46500 عملية دخول وأكثر من 5600 تعليق تغطي كلها سلسلة واسعة من المجالات بدءاً من السياسة والإدارة، وصولاً إلى اللغة والاهتمامات الاجتماعية. هناك في الأسفل بعض المجموعات مع توصيفاتها من Diplopedia:

المجموعة	التوصيف	الموقع على الانترنت
ACS       Plus plus	هذا الموقع خاضع لإشراف " مكتب خدمات المواطنين في الخارج" في " دائرة الشؤون القنصلية" ومصمم كوسيلة لواشنطن لتسهيل المحادثات حول عمل ACS ونشر المعلومات حول السياسات وأفضل الممارسات وكمنتدى لأصحاب المهن في كل مكان لتقاسم التجارب والحلول مع عمل ACS. ملاحظة: إن ACS Plus Plus هي المجموعة الأكثر تصفحاً تقريباً كل أسبوع.	الشبكة المفتوحة
China Economic Strategy Review Community	إن China Economic Strategy Review هي حوار تفاعلي لمناقشة اقتصادات الصين.	تفاعلي
Commercial Diplomacy Portal	مجتمع لتبادل الأفكار، الإضاءة على قصص نجاحك، والتواصل معك حول قضايا تأييد مشاريع أعمال	شبكة مفتوحةتفاعلي
الصفحة الرئيسة للدكتور حمزة	على هذا الموقع، نأمل منكم، المجتمع الذي يستخدم اللغة العربية في العمل، مشاركتنا خبراتكم اللغوية العربية، تحدياتكم وانتصاراتكم.	تفاعلي
Iran Watchers Community	الهدف من موقعنا هو تأسيس مجتمع يمكنه العمل بشكل تعاوني حول إيران عن طريق تقاسم المعلومات والتفكير.	تفاعلي
Mission Mexico	عقدته مدينة مكسيكو DCM لكل المشاركات التأسيسية الناخبة في المكسيك.	تفاعلي
Smart Leadership	موقع لتبادل أفضل الممارسات، مناقشة القضايا ذات الاهتمام المشترك، وتحدي أنفسنا كي نكبر كمحترفين ومهنيين بما يتعلق بصفات القيادة.	تفاعلي
The Two Wheel Deal	مصدر للناس الذين يركبون الدراجات الهوائية للذهاب إلى العمل	شبكة مفتوحة
Vox Populi	موقع يقع تحت إشراف " مكتب تأشيرات الدخول" في " "دائرة الشؤون القنصلية" المقصود به تعزيز النقاش والاتصالات حول العالم حول قضايا تأشيرات الدخول التي يواجهها كل المسؤولين في هذا المجال في عملهم.	شبكة مفتوحة

بالإمكان تأسيس المجموعات بسهولة. يتم تعبئة طلب مختصر على الانترنت ( مسح من 18 سؤال)، وضع الهدف ( الأهداف)  والغاية من المجموعة، وما أن تتم الموافقة على مقدم الطلب فسيكون بإمكانه إما إنشاء الموقع بنفسه أو طلب المساعدة من " مكتب الـ eDiplomacy". إنه يستخدم برنامج WordPress المجاني. إن المجتمعات تقدم خدمات ووظائف مختلفة:
• أهمها، ربما، أنها تسمح بتعاون/ تواصل سريع وسهل بين الإدارات و /أو بين الوكالات حول أي موضوع وحول أنظمة مصنفة سرية أو غير سرية.
•  انها تسهل الاحتفاظ بالمعارف، عن طريق السماح للمسؤولين ذوي الخبرة المتناوبين خارج موقع ما من الاستمرار بالمساهمة بخبراتهم عبر المجموعة.
• انها تعزز وجود ممارسة أكثر كفاءة للمشاريع. على سبيل المثال، كانت السفارة الأميركية في طوكيو معتادة على  إرسال بريد اليكتروني منتظم بين الوكالات حول التطورات الاقتصادية اليابانية. هذا الأمر تطلب متابعة مكثفة مع المساهمين وإدارة  قاعدة بيانات متغيرة على الدوام للبريد الالكتروني. لقد حلت مكان قائمة مستخدمي مجموعة بإمكانهم الاشتراك والاكتتاب لأنفسهم، مع الخيار بوجود إشعار تلقائي من البريد الالكتروني عندما تضاف مشاركات مكتوبة.
أن فوائد المجموعات من خلال " مجموعات الكوريدور" هي أنها تسمح بنقاشات أكثر تفصيلاً وأكثر استدامة بطبيعتها ( ويجري حفظها بالأرشيف ويمكن البحث عنها بغرض الرجوع مستقبلاً إليها).
التتمة